Viele Menschen halten Google Drive für selbstverständlich. Sie speichern dort Dateien und holen sie ab, wenn Sie sie brauchen. Aber Google Drive hat mehr zu bieten, als man denkt. Hier sind einige der nützlichen Funktionen, die Sie möglicherweise übersehen haben.
Suchen Sie mithilfe der erweiterten Suche nach Dateien
Je mehr Dateien Sie auf Google Drive hochladen, desto mehr müssen Sie sie durchsuchen, wenn Sie eine benötigen. Zum Glück bin ich weitergefahren Suchoptionen die die Arbeit erleichtern.
Verwandt: So durchsuchen Sie schnell Google Drive
Geben Sie oben auf der Startseite ein Schlüsselwort oder einen Ausdruck in das Drive-Suchfeld ein. Klicken Sie als Nächstes auf das Symbol Suchoptionen anzeigen auf der rechten Seite des Suchfelds.
Sie sehen mehrere Optionen, mit denen Sie Ihre Datei finden können. Wählen Sie den Dateityp oder Eigentümer, verwenden Sie Schlüsselwörter innerhalb der Datei oder des Dateinamens, wählen Sie den Speicherort, wählen Sie die Option „Änderungsdatum“ oder verwenden Sie eines der anderen angezeigten Felder.
Wählen Sie „Suchen“ und sehen Sie sich Ihre Ergebnisse an. Wenn Sie den Ordner kennen, in dem sich die Datei befindet, können Sie auch die ausführen Suchen Sie direkt im Google Drive-Ordner.
Direkter Link zu Dateien
Eine weitere nützliche Funktion von Google Drive ist Erhalten Sie einen direkten Link zu Ihrem Profil. Sie können dies tun, ohne die Datei zu öffnen. Speichern Sie es dann in Ihren Notizen für den schnellen Zugriff oder mit einem Mitarbeiter.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „Link abrufen“.
Sie können dann „Link kopieren“ wählen, um den Link in Ihre Zwischenablage zu legen und an der gewünschten Stelle einzufügen. Sie können dieses Feld auch verwenden, um den Link zu teilen, indem Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kontakts eingeben.
Verwenden Sie unten im Fenster den Abschnitt Allgemeiner Zugriff für Steuern Sie, wer die Datei mit dem Link öffnen kann. Sie können „Eingeschränkt“ auswählen, um nur denjenigen Zugriff zu gewähren, mit denen Sie die Datei teilen, oder „Jeder mit einem Link“, um jedem zu erlauben, der auf den Link klickt, um die Datei zu öffnen.
Arbeiten Sie mit Microsoft Office-Dateien
Sie müssen nicht über Microsoft Office verfügen, um mit Office-Dateien zu arbeiten, wenn Sie über Google Drive verfügen. Möglicherweise erhalten Sie eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei, die Sie anzeigen oder bearbeiten müssen. Sie können diese Dateien in der entsprechenden Google-App, in Docs, Sheets oder Slides öffnen.
Verwandt: So laden Sie Dateien und Ordner von Google Drive herunter
Darüber hinaus können Sie Download Dokumentieren Sie Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen in Microsoft Office-Formaten.
Um ein Office-Dokument zu öffnen, laden Sie es wie jede andere Datei auf Google Drive hoch. Doppelklicken Sie dann oder klicken Sie mit der rechten Maustaste, gehen Sie zu Öffnen mit und wählen Sie aus Google Docs, Sheets oder Slides.
Wenn die Datei in der entsprechenden Anwendung geöffnet wird, sehen Sie oben das gespeicherte Dateiformat. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert und Sie können die Datei dann im ursprünglichen Office-Format herunterladen.
Wenn Sie über die gewünschte Dokument-, Tabellen- oder Präsentationsdatei verfügen Exportieren und speichern Im Office-Format geht das genauso einfach. Öffnen Sie das Dokument und wechseln Sie zur Registerkarte Datei. Gehen Sie zu Download und wählen Sie das Format aus dem Popup-Menü.
Dateiversionen verwalten
Ähnlich wie beim Abrufen eines Links zu Ihrer Datei, ohne sie zu öffnen, können Sie ihre Versionen verwalten. Diese Funktion funktioniert mit PDF- und Microsoft Office-Dateien sowie Bildern.
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Versionen verwalten.
Sie sehen dann ein Popup mit jeder Version der Datei, einschließlich der aktuellen.
Wie Sie oben im Fenster sehen können, kann die ältere Version nach 30 Tagen oder 100 gespeicherten Kopien gelöscht werden. Wenn Sie vermeiden möchten, dass eine frühere Version verloren geht, klicken Sie auf die drei Punkte links daneben und wählen Sie „Für immer behalten“.
Wenn Sie eine neue Version auf Ihrem Gerät gespeichert haben, die Sie verwenden möchten, wählen Sie Neue Version hochladen aus. Navigieren Sie dann zu der Datei und wählen Sie „Hochladen“.
Zwei weitere Aktionen, die Sie ausführen können, sind das Löschen oder Herunterladen einer der angezeigten Versionen. Verwenden Sie die drei Punkte rechts neben der Version, um „Löschen“ oder „Herunterladen“ auszuwählen.
Dateiaktivität, Details und Beschreibung anzeigen
Obwohl es wie eine einfache Sache erscheinen mag, kann es genau das sein, was Sie tun müssen, um die Aktivität und Details einer Datei anzuzeigen. Darüber hinaus können Sie profitieren Beschreibungen in Google Drive Um Ihre Daten hinzuzufügen.
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Öffnen Sie die Seitenleiste „Details“ auf eine der folgenden Arten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie Details anzeigen.
- Wählen Sie die Datei aus und klicken Sie oben rechts auf das Symbol „Details anzeigen“ (kleines „i“).
- Wählen Sie die Datei aus, klicken Sie oben auf die drei Punkte und wählen Sie Details anzeigen.
Sie sehen dann eine Seitenleiste mit zwei Registerkarten für Details und Aktivität. Mit Details können Sie Dateityp und -größe überprüfen SieErstellungsdatum und mehr. Mit Aktivität sehen Sie beispielsweise, wann eine Datei hochgeladen oder bearbeitet wurde.
Um der Datei eine Beschreibung hinzuzufügen, verwenden Sie die Registerkarte „Details“ in der Seitenleiste. Geben Sie Ihren Text in das Beschreibungsfeld unten ein und drücken Sie die Eingabe- oder Return-Taste. Dies ist eine gute Möglichkeit, zwischen Dateien mit ähnlichen Namen zu unterscheiden.
Kommentare zu Dateien hinzufügen
Eine weitere praktische Funktion von Google Drive ist die Möglichkeit Kommentare zu Dateien hinzufügen. Dies ist nützlich für Notizen an sich selbst oder Mitarbeiter.
Öffnen Sie die Datei im Vorschaumodus. Sie können dies tun, indem Sie die Datei auswählen und oben auf das Vorschausymbol (Auge) klicken oder mit der rechten Maustaste klicken und „Vorschau“ auswählen.
Wählen Sie den Teil der Datei aus, den Sie kommentieren möchten, und wählen Sie dann das Kommentarsymbol rechts oder oben aus.
Geben Sie Ihren Kommentar in das angezeigte Feld ein und klicken Sie auf Kommentar.
Beachten Sie, dass Sie das @-Symbol (At) verwenden können, um einen Mitarbeiter anzugeben, wenn Sie möchten. Als Bonus haben Sie die Möglichkeit, Ihren Kommentar für diese Person anzupassen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Zuweisen zu“ und klicken Sie auf „Zuweisen“.
Laden Sie Dateien mit der Kamera Ihres Mobilgeräts hoch
Wenn Sie die mobile Google Drive-App verwenden, steht Ihnen eine zusätzliche Funktion zur Verfügung Downloads erleichtern. Sie können die Kamera Ihres Geräts verwenden, um eine Datei oder ein anderes Objekt aufzunehmen und als PDF (Android) oder Foto (iPhone) hochzuladen.
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auf Android
öffne das Android Google Drive-App Und drücken Sie das Pluszeichen, um eine Datei hochzuladen. Wählen Sie dann „Prüfen“.
Drücken Sie den Auslöser, um das Objekt zu scannen, und verwenden Sie dann das Häkchen, um es zu speichern. Sie können das Papierkorbsymbol auswählen, um den Scan bei Bedarf wiederherzustellen. Wählen Sie „Speichern“.
Wählen Sie den Ort zum Speichern auf Google Drive und tippen Sie erneut auf Speichern. Sie sehen dann die gescannte Datei als PDF.
auf dem iPhone
öffne das Google Drive-App auf dem iPhone Und drücken Sie das Pluszeichen, um eine Datei hochzuladen. Wählen Sie dann „Kamera verwenden“.
Drücken Sie den Auslöser, um ein Foto aufzunehmen. Wählen Sie Drücken Sie auf Foto verwenden, um es hochzuladen. Sie können auch „Erneut aufnehmen“ wählen, um die Fotoaufnahme bei Bedarf zurückzunehmen.
Nach wenigen Augenblicken sehen Sie Ihr Foto in Google Drive.
Manchmal sind die Funktionen offensichtlich, besonders wenn Sie diese häufig verwenden. Aber dann gibt es andere, von denen Sie nicht einmal wissen, dass sie existieren, und die Sie äußerst nützlich finden werden. Wir hoffen, dass Ihnen mindestens eine dieser Google Drive-Funktionen nützlich sein wird.
„Kommunikator. Freiberuflicher Gamer. Absoluter Musik-Nerd. Neigt zu Apathieanfällen. Freundlicher Webspezialist.“
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